Sumar, atajos de teclado,
añadir gráficos y otras ideas para intentar sacarle partido a nivel
principiante al popular programa de hojas de estilos
Es ese programa de ofimática
que se le atraganta a más de uno. Un software destinado a hacer hojas de estilo
muy enfocado a departamentos de contabilidad, recursos humanos y márketing,
pero que muchas veces no se le saca el suficiente partido. En parte por las
engorrosas -y temibles- fórmulas. Hablamos, claro está, de Excel. ¿Quién no se
ha atascado alguna vez cuando quería lograr un resultado? Bien, aquí te
proponemos una serie de consejos, atajos y trucos para nivel principiante que
te permitirán un tiempo precioso en tu trabajo
Lo primero es conocer el
programa informático que pertenece a la suite de ofimática de Microsoft, aunque
existen otras variantes que incluyen la mayoría de sus funciones como las hojas
de cálculo de Google Drive o un Excel de software libre. El problema es que
este software, que sigue siendo el producto de referencia para las personas que
buscan dar sentido a los datos, tiene tantas opciones que pueden abrumar a más
de uno. Aunque hay distintas versiones, aquí van algunas ideas para la versión
de 2013.
Atajos de teclado: cómo
insertar nuevas filas
Una de las operaciones más
sencillas y recurrentes es insertar nuevas filas a una tabla que estamos
confeccionando. Ocurre que estás agrupando una serie de datos y, de repente,
reparas en que te falta añadir más información. Pues bien, hay un atajo de teclado
que permite agilizar todo el proceso fácilmente. Tan solo hay que pulsar la
tecla «Control», mantener «Mayúsculas» y darle al «+». De esta manera, el
sistema te advierte del número total de filas que vas a querer insertar.
Más atajos esenciales: entrar
en modo edición o repetir acción
Otro de los atajos de
teclado que te harán el uso de este programa más fácil es entrar en modo
edición en cada celda, es decir, en cada cajita donde se añade texto o cifras.
Para ello, hay que pulsar la tecla de función «F2». Una tecla esencial que te
va a reducir bastante tiempo es «F4». Si la pulsas se replica la última acción
ejecutada. Es decir, si has introducido una fórmula compleja la repite
fácilmente.
Atajos básicos
Ctrl+A Muestra el cuadro de
diálogo Abrir.
Ctrl+B Muestra el cuadro de
diálogo Buscar.
Ctrl+C Copia las celdas
seleccionadas.
Ctrl+D Copia una fórmula
hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
Ctrl+E Selecciona todas las
celdas de la hoja actual.
Ctrl+G Guarda el libro de
trabajo.
Ctrl+I Muestra el cuadro de
diálogo Ir a.
Ctrl+J Copia una fórmula
hacia abajo sobre el rango seleccionado.
Ctrl+K Aplica formato de
cursiva al texto seleccionado.
Ctrl+L Muestra el cuadro de
diálogo Reemplazar.
Ctrl+N Aplica formato de
negrita al texto seleccionado.
Ctrl+P Muestra el cuadro de
diálogo Imprimir.
Ctrl+R Cierra el libro de
trabajo.
Ctrl+S Subraya el texto
seleccionado.
Ctrl+T Muestra el cuadro de
diálogo Crear tabla.
Ctrl+U Nuevo libro de
trabajo.
Ctrl+V Pega el contenido del
portapapeles.
Ctrl+X Corta las celdas
seleccionadas.
Ctrl+Y Rehace la última
acción deshecha.
Ctrl+Z Deshace la última
acción.
Ctrl+1 Muestra el cuadro de
diálogo Formato de celdas.
Ctrl+2 Aplica formato de
negrita al texto seleccionado.
Ctrl+3 Aplica formato de
cursiva al texto seleccionado.
Ctrl+4 Subraya el texto
seleccionado.
Ctrl+5 Aplica el efecto de
tachado al texto.
Ctrl+6 Oculta o muestra los
objetos de la hoja.
Ctrl+8 Muestra los símbolos
de esquema en la hoja.
Ctrl+9 Oculta las filas
seleccionadas.
Ctrl+0 Oculta las columnas
seleccionadas.
Para mostrar menús
También es esencial agilizar
tareas por medio de abrir menús y submenús rápidamente. Así, en las últimas
versiones de Excel se puede mostrar una pestaña en la cinta de opciones
presionando tan solo la tecla de la pestaña. Si se pulsa la letra B entras en la
pestaña «Insertar», mientras que si lo haces con la letra U consultas las
«Fórmulas». Eso sí, siempre manteniendo la tecla «Alt» del teclado.
Contornos de celda
Normalmente, cuando una
persona está creando una tabla le quiere dar un toque especial y hacerlo
visualmente intuitivo y fácil de consultar. Es donde entran en juego algunos
recursos visuales. Así, si se pulsa «Ctrl+Mayus+&» se aplica el contorno a
las celdas seleccionadas, mientras que «Ctrl+Mayus_» hace lo contrario, quitar
el contorno de las celdas seleccionadas.
Añadir la hora
En la larga lista de atajos
de teclado de Excel se encuentra también una que posiblemente se le dará
bastante uso. Es aplicar el formato «fecha» con el día, mes y año de la
entrada. Se hace con la combinación «“Ctrl+Mayus+#». Por contra, se si quiere
añadir la hora y los minutos se pulsa «Ctrl+Mayus+@». Para insertar la hora
actual hay que hacer «Ctrl+Mayus+».
Atajos con «Control» y
teclas de función
Ctrl+F1 Oculta o muestra la
Cinta de opciones.
Ctrl+F2 Muestra el cuadro de
diálogo Imprimir.
Ctrl+F3 Muestra el
Administrador de nombres.
Ctrl+F4 Cierra la ventana
del libro actual.
Ctrl+F5 Restaura el tamaño
de la ventana del libro actual.
Ctrl+F6 Moverse al libro
abierto siguiente.
Ctrl+F7 Permite mover la
ventana del libro cuando la ventana no está maximizada.
Ctrl+F8 Permite cambiar el
tamaño de la ventana del libro cuando la ventana no está maximizada.
Ctrl+F9 Minimiza la ventana
del libro actual.
Ctrl+F10 Maximiza la ventana
de un libro minimizado.
Ctrl+F11 Inserta una hoja de
Macros de Microsoft Excel 4.0
Ctrl+F12 Muestra el cuadro
de diálogo Abrir.
Seleccionar toda la hoja
Si la hoja de cálculo
contiene datos, «Ctrl+A» permite seleccionar la región actual. Al presionar
«Ctrl+E» por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando el
punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, se
muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. En cambio, con
«Ctrl+Mayús+A» se puede insertar paréntesis y nombres de argumento cuando el
punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.
Pegado especial (muy útil y
necesario)
Con el comando «Ctrl+V» se
inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza
cualquier selección. Es decir, el clásico «pegar». Está disponible solamente
después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una
celda. «Ctrl+Alt+G» muestra el cuadro de diálogo «Pegado especial». Disponible
únicamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido
de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.
Atajos con mayúsculas
Ctrl+Mayús+F3 Muestra el
cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
Ctrl+Mayús+F6 Moverse al
libro abierto anterior.
Ctrl+Mayús+F10 Activa la
barra de menú.
Ctrl+Mayús+F12 Muestra el
cuadro de diálogo Imprimir.
Ctrl+Mayús+F Muestra la
pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ctrl+Mayús+L Activa o
desactiva los filtros en un rango.
Ctrl+Mayús+O Selecciona las
celdas con comentarios.
Ctrl+Mayús+U Expande la
barra de fórmulas.
Ctrl+Mayús+Entrar Ingresa
una fórmula como una fórmula matricial.
Ctrl+Mayús+Inicio Extiende
la selección hasta el inicio de la hoja.
Ctrl+Mayús+Fin Extiende la
selección hasta la última celda utilizada en la hoja.
Ctrl+Mayús+Avpág Agrega la
siguiente hoja a la selección de hojas.
Ctrl+Mayús+Repág Agrega la
hoja previa a la selección de hojas.
Ctrl+Mayús+Tecla dirección
Extiende la selección a la última celda no vacía en la misma dirección de la
tecla pulsada.
Ctrl+Mayús+Espacio
Selecciona el rango de celdas actual o la hoja completa.
Ctrl+Mayús+( Muestra las
filas ocultas dentro del rango seleccionado.
Ctrl+Mayús+) Muestra las
columnas ocultas dentro del rango seleccionado.
Ctrl+Mayús+! Aplica el
formato Número con dos decimales.
Ctrl+Mayús+# Aplica el
formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
Ctrl+Mayús+$ Aplica el
formato Moneda con dos decimales.
Ctrl+Mayús+% Aplica el
formato Porcentaje sin decimales.
Ctrl+Mayús+/ Aplica el
formato de notación Científica.
Ctrl+Mayús+: Aplica el
formato de Hora.
Ctrl+Mayús+& Aplica un
borde a la celda.
Ctrl+Mayús+- Remueve los
bordes de la celda.
Ctrl+Máyus+» (doble comilla)
Copia el contenido de la celda superior.
Rellenar rápidamente
Se trata de la opción
llamada «Flash Fill» o «Relleno rápido» en 2013, con la que automáticamente se
pueden rellenar los datos cuando la herramienta detecta un patrón. Por ejemplo,
si se pone una lista de números de productos en las primeras diez celdas de la
columna A: de «ABC-00001» a «ABC-00010», solo necesitas rellenar esos número
correlativos. Se puede usar para separar los nombres y apellidos de una sola
columna, o combinar nombres y apellidos de dos columnas diferentes. La opción
debes de tenerla activada («Herramientas/Opciones/Avanzadas/Opciones» de
edición y seleccione la casilla Relleno rápido automático). Luego, empieza a
escribir «00001», o el patrón que desees, en la primera celda. Escribe el
siguiente número en la celda que se encuentra debajo. Entonces, «Flash Fill»
reconocerá el patrón y completará los números de producto restantes por ti.
Pulsa la tecla Intro para aceptar.
Suma rápida
Esta es una de las primeras
funciones que probablemente aprenderás en Excel: cómo sumar una fila o columna.
Pero, ¿sabes cómo ejecutar la acción en segundos? ¿Cómo se hace? Selecciona la
celda final sabía de una fila o columna y presiona «Alt +» para ejecutar la
función. Autosuma está: «Inicio/Autosuma/Fórmulas/Autosuma».
Añadir fórmulas
Alt+= Inserta una Autosuma
de las celdas adyacentes.
Alt+Abajo Despliega las
opciones de una lista de validación de datos.
Alt+Entrar Inserta un salto
de línea dentro de una celda.
Ctrl+, (coma) Insertar la
fecha actual.
Ctrl+: Insertar la hora
actual.
Ctrl+» (comillas dobles)
Copia el valor de la celda superior.
Ctrl+’ (comilla simple)
Copia la fórmula de la celda superior.
Ctrl+Entrar Llena el rango
de celdas seleccionado con la entrada actual.
Ctrl+Suprimir Borra todo el
texto hasta el final de la línea.
Ctrl+Alt+K Insertar un
hipervínculo.
Mayús+Entrar Completa la
entrada de celda y selecciona la celda superior.
Mayús+Tabulador Completa la
entrada de celda y selecciona la celda a la izquierda.
Funciones sencilla
Una de las funciones más
extendidas es sumar. Sin «sumar» muchos usuarios de este servicio no le
encontrarían ningún sentido. Las operaciones matemáticas básicas son bastante
sencillas introduciras. Por ejemplo, si quieres sumar dos o más números hay que
escribir en el campo de fórmulas «SUMAR.SI», por lo se generará automáticamente
la secuencia. Si se seleccionan las cifras y se añade esta fórmula en otra
celda se sumarán todos. Útil para hacer la contabilidad.
Crear gráficos
personalizados
Es fantástico lo que puede
hacer este software. Por ejemplo, también permite crear gráficos fácilmente de
manera sencilla. Para ello, hay que seleccionar una serie de datos añadidos en
las columnas (por ejemplo, número de afectados) y pulsar en «Insertar/Gráfico».
Así aparecerán varias opciones para modificar tanto sus colores como el tipo y
estilo del mismo. Una operación fácil de usar. Para seleccionar todos los datos
de una columna tan solo hay que dirigirse al primer valor y, mientras se pulsa
«Mayúsculas», ir al último número que quieres utilizar.
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